総務部事務M. O.

2015年入社

01仕事の内容を教えてください。

私が所属する総務部は二つの役割があります。一つは、社内向けの書類を扱うこと。契約書の製本やファイリングをはじめ、受注申請書や取引開始申請書、稟議申込書などの管理。備品の補充や社内行事の手配など、組織がスムーズに動くためのサポート役もこなしています。もう一つは、請求書の作成を中心とした営業事務。外出の多い営業社員のサポート役として、お客様への提案資料を作成するほか、時にはお客様からのメールや電話対応も行っています。

02仕事のやりがいを教えてください。

上司や先輩社員をはじめ、営業社員からもさまざまな依頼を受け、書類などを作成していますが、指示された以上で応えることが、私の仕事のポリシーです。たとえば、ある営業社員から請求書を発行して欲しいと依頼された時、ただ請求書を発行するだけではなく、書類をデータでも渡しておけば、その営業社員はPCなどで案件を管理しやすくなりますよね。そういった相手のひと手間をこちらで事前にしておくことで、「Oさんにお願いしてよかった」と思っていただけるような仕事を日頃から心掛けています。社員の「ありがとう」「助かったよ」という言葉は、私のモチベーションの源です。

03興伸に入社を決めた理由は?

アルバイトでも接客・販売などB to Cの仕事はできますが、B to Bの仕事は会社に所属していないとできないですよね。就職活動で考えていたのは、法人向けの規模の大きなビジネスを手掛けている会社へ入ることでした。そしてもう一つが物流業界への興味です。モノを送る・モノが届く、身近だけど暮らしに欠かせない物流業界は、今後もさらに成長するはず…という期待もありました。興伸に興味を持った理由は、B to Bの仕事で、物流サービスを手掛けており、さらに応募キャンペーンの運営をはじめとした“物流+α”の幅広い事業を展開していたこと。オフィスワークを志望していましたが、ここならさまざまな仕事に携わるチャンスがあると思い、入社を決めました。

04興伸らしさを感じるところは何ですか?

以前、契約書のファイリングの方法が定まっておらず、契約内容を確認したいと思っても、探すのに手間取ることがありました。そこで、私は「このファイリング方法で統一しましょう」と上司に提案。それが採用され、以来、スピーディに契約書を閲覧できるようになりました。社内の書類作成や事務処理は、丁寧かつ、スピードも求められる仕事です。業務フローの見直しや書類のフォーマットを検討するなど、現在も総務部全体で業務改善に取り組んでいますが、キャリアやポジションに関係なく、そういった業務の改善提案を誰でも発信でき、よいものは採用される環境があることは、当社の魅力だと思います。私たちの提案に耳を傾け、快く受け止めてくださる上司の存在も大きいですね。

05今後のキャリアプランを教えてください。

目の前の目標としては、部内のどのメンバーでもさまざまな依頼をこなせるようスキルを共有し、組織力を高めること。たとえばAさんしかできない仕事があると、Aさんの不在時に仕事が回らないですよね。業務改善の一環として、書類作成の方法を統一しようという動きがありますが、そういったプロジェクトにも積極的に参加し、部署内にノウハウを水平展開していくような役目を担っていきたいと考えています。また、将来的には仕事の受注状況などを分析し、どういった方向性で営業に取り組むのが当社にとって有益なのか、営業方針や経営戦略のサポートができればと思っています。

1日の流れ

  • 8:45
    業務開始

    メールチェック。
    その日のスケジュールを確認し、急ぎの書類作成があれば対応。

  • 9:30
    請求書作成

    月末は請求書の作成が業務の中心。

  • 11:00
    備品補充

    オフィスの照明を取り替え、
    備品ストックもチェック。

  • 12:00
    昼休み

    お手製のお弁当で同僚とランチ。

  • 13:00
    契約書関連業務

    製本した契約書をファイリング。

  • 16:00
    提案資料作成

    営業社員からの依頼でプレゼン用の資料を作成。

  • 17:45
    退社

    翌日の準備をして退社。

応募者へのメッセージ“期待以上”と思ってもらえるよう、何事にも全力で!
どんな仕事であっても、相手が思っている以上で応えると、喜んでいただけますし、信頼関係も生まれます。期待を少しでも上回るよう、全力で仕事に取り組む姿勢を常に心掛けて欲しいと思います。その努力は必ず報われます!